ZPRACOVÁNÍ A OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ V KALIS, s.r.o.

Pokud jste naším zákazníkem, odběratelem novinek nebo návštěvníkem webu, svěřujete nám své osobní údaje. My zodpovídáme za jejich ochranu a zabezpečení. Seznamte se prosím s ochranou osobních údajů, zásadami a právy, které máte v souvislosti s GDPR (Nařízení o ochraně osobních údajů).

Kdo je správce?

Jsme společnost Kalis, s.r.o., IČO 29306841, se sídlem U pošty 273/9, 625 00 Brno zapsaná u Krajského soudu v Brně pod spisovou značkou C 72782, která provozuje webové stránky socialniradce.cz. Vaše osobní údaje zpracováváme jako správce, tj. určujeme, jak budou osobní údaje zpracovávány a za jakým účelem, po jak dlouhou dobu a vybíráme případné další zpracovatele, kteří nám se zpracováním budou pomáhat.

Kontaktní údaje

Pokud se na nás budete chtít v průběhu zpracování obrátit, můžete nás kontaktovat na e-mail: info@socialniradce.cz.

Prohlašujeme

Prohlašujeme,  že jako správce vašich osobních údajů se snažíme splnit veškeré zákonné povinnosti vyžadované platnou legislativou, zejména zákonem o ochraně osobních údajů a Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR), a tedy že:

  • budeme zpracovávat vaše osobní údaje jen na základě platného právního důvodu, a to především oprávněného zájmu, plnění smlouvy, zákonné povinnosti či uděleného souhlasu,
  • snažíme se dle článku 13 GDPR plnit informační povinnost ještě před zahájením zpracování osobních údajů,
  • umožníme vám a budeme vás podporovat v uplatňování a plnění vašich práv podle zákona o ochraně osobních údajů a GDPR.

Rozsah osobních údajů a účely zpracování - aktuální

Zpracováváme osobní údaje, které nám svěříte, sami, a to z následujících důvodů (pro naplnění těchto účelů):

  • Poskytování služeb a plnění smlouvy,
  • Vaše osobní údaje v rozsahu: fakturační údaje, e-mail, telefon, případně korespondenční adresu nezbytně potřebujeme k plnění smlouvy (např. zaslání e-booku, či jiného zboží),
  • Vaše osobní údaje v rozsahu: jméno, příjmení, titul, datum a místo narození, název a den Vámi absolvovaného semináře, vysílající organizaci a její adresu, IČO, DIČ potřebujeme k vedení evidence pro vykazování akreditovaných seminářů u MPSV ČR a MV ČR a poskytnutí faktury,
  • Vedení účetnictví,
  • Jste-li našimi zákazníky, vaše osobní údaje (fakturační údaje) nezbytně potřebujeme, abychom vyhověli zákonné povinnosti pro vystavování a evidenci daňových dokladů,
  • Citlivé údaje (např. informace o zdravotním stavu a sociálních dávkách či rodinné situaci) uchováváme jen, když nám je pošlete v rámci dotazu a žádosti o pomoc. V tomto případě uchováváme vše, co nám sdělujete. Jsme vázáni odpovědností za poskytnutou radu (uchováváme 10 let). Tyto údaje neprůměrujeme, nepředáváme dál. Jako souhlas bereme to, že píšete vy nám a považujeme to tedy za oprávněný zájem.
  • V naší databázi máme kontakty na právníky a poradce, které jsme získali s jejich souhlasem pro další propagaci jejich činnosti. Jinak řečeno - občas chcete kontakt na někoho, kdo dělá činnost, kterou my neumíme (třeba obhajoba u trestního řízení). Pokud to umí někdo z našich známých, předáváme vám kontakt (nepředáváme vaše informace této osobě, pokud nás nepožádáte). 

Rozsah osobních údajů a účely zpracování - možný

Zatím nezpracováváme, ale mohli bychom časem začít zpracovávat osobní údaje, které nám svěříte, sami, a to z následujících důvodů (pro naplnění těchto účelů):

Marketing - zasílání newsletterů:

  • Vaše osobní údaje (e-mail a jméno), pohlaví, na co klikáte v e-mailu a kdy je nejčastěji otevíráte bychom mohli využívat za účelem přímého marketingu - zasílání obchodních sdělení. Jste-li naším zákazníkem, bylo by to z oprávněného zájmu, neboť důvodně předpokládáme, že vás naše novinky zajímají, a to po dobu 5 let od poslední objednávky. Pokud nejste naším zákazníkem, mohli bychom vám zasílat newslettery jen na základě vašeho souhlasu, po dobu 5 let od udělení.
  • Pokud narazíme na zajímavou tvorbu někoho dalšího, mohli rádi bychom vám jeho práci v e-mailu doporučili.
  • V obou případech můžete tento souhlas odvolat použitím odhlašovacího odkazu v každém námi zaslaném e-mailu,

Fotografie a videozáznamy ze seminářů:

  • Na některých našich živých akcích - školeních, seminářích, apod. bychom mohli pořizovat fotografickou dokumentaci či video záznam.
  • Fotografie bychom mohli používat v propagačních materiálech, především na webu.
  • Video záznam by mohl sloužit účastníkům online kurzu ke zhlédnutí.
  • U těchto materiálů nikdy nenajdete jména účastníků, jedině pokud by se jednalo o referenci a to na základě souhlasu.
  • Pokud byste na záznamech nechtěli být, dejte nám vědět na našich kontaktních údajích před pořádáním živé akce, k tomuto potřebujeme váš souhlas.
  • Zatím (a velmi omezeně) se na semináři fotí pouze v případě, že jde o projekt EU a to k vykázání, že se konal (např. u seminářů konaných ve spolupráci s Pečuj doma).

Cookies:

  • Při procházení našich webových stránek bychom mohli zaznamenávat vaši IP adresu, jak dlouho se na stránce zdržíte a ze které stránky přicházíte. Používání cookies pro měření návštěvnosti webu a přizpůsobení zobrazení webových stránek vnímáme jako svůj oprávněný zájem správce, neboť věříme, že díky tomu vám můžeme nabídnout ještě lepší služby. Využíváme Google Analytics, občas do něj nahlížíme a podle výsledků zvažujeme, kde a kdy budeme zveřejňovat informace o naší firmě a našich produktech. Dále také tyto údaje nikomu neposkytujeme.
  • O námi úmyslně užívaných cookies byste se dozvěděli konkrétním upozorněním na prohlížené stránce.
  • Naše webové stránky lze procházet také v režimu, který neumožňuje sbírání osobních údajů. Používání cookies můžete na svém počítači v internetovém prohlížeči zakázat.

Archivace

Vaše osobní údaje si ponecháme po dobu běhu promlčecích lhůt, pokud zákon nestanoví delší dobu k jejich uchování nebo jsme v konkrétních případech neuvedli jinak.

  • Dotazy položené v e-mailu mohou být ponechávány 10 let, pro potřeby odpovědnosti za škodu způsobenou radou.
  • Údaje o účastenství na přednášce se ponechávají v účetnictví (min. 5 let), pro prokázání akreditačnímu orgánu (min. 5 let).
  • Obchodní (fakturační) údaje se ponechávají v účetnictví min. 5 let.

Zabezpečení a ochrana osobních údajů

Snažíme se chránit osobní údaje v maximální možné míře pomocí moderních technologií, které odpovídají stupni technologického rozvoje. Chráníme je, jako kdyby byly naše vlastní. Přijali jsme a udržujeme možná (aktuálně známá) technická a organizační opatření, která zamezují zneužití, poškození nebo zničení vašich osobních údajů.

Pozor - věnujeme se právu a ne hackerovství. A v trestním právu je známé, že pachatel bývá (alespoň v počátku) krok před vyšetřovatelem. Tak prosíme, i Vy zvažujte, co nám o sobě napíšete (a vypustíte do virtuálního světa). Sebelepší ochrana bývá prostě někdy prolomena.

Předání osobních údajů třetím osobám

  • K vašim osobním údajům mají přístup naši zaměstnanci, kteří jsou vázáni mlčenlivostí a proškoleni v oblasti bezpečnosti zpracování osobních údajů.
  • K údajům o účastnících a vysílající organizaci má přístup zprostředkovatelská organizace, přes kterou se účastník přihlašuje.
  • Vaše údaje nikam nepřeprodáváme, nezprostředkováváme k nim komerční přístup. Slouží jen k naší práci.
  • Většinu zpracovatelských operací zvládáme sami a nepotřebujeme k nim 3. strany.

Pro zajištění některých konkrétních zpracovatelských operací, které nedokážeme zajistit vlastními silami, využíváme služeb a aplikací zpracovatelů, kteří se na dané zpracování specializují. Doufáme, že jsou v souladu s GDPR.

Jsou to posyktovatelé následujících platforem a služeb:

Je možné, že se v budoucnu rozhodneme využít další aplikace či zpracovatele pro usnadnění a zkvalitnění zpracování. Slibujeme vám však, že v takovém případě budeme při výběru na zpracovatele klást minimálně stejné nároky na zabezpečení a kvalitu zpracování jako na sebe.

Současně údaje účastníků přednášek si mohou na základě zákonného podkladu vyžádat (při kontrole):

  • akreditační orgány (Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR, Ministerstvo vnitra ČR)
  • orgány územně samosprávných celků (obce, kraje, hl. m. Praha, kraje)
  • správní orgány (Ministerstva, Úřad práce, Česká správa sociálního zabezpečení atd.)
  • při vstupu do budovy, kde se konají přednášky může docházet k monitoringu osob daným vlastníkem či provozovatelem budovy (např. kamerový systém, prezenční listina na vrátnici)

Předávání dat mimo Evropskou unii

  • Data zpracováváme výhradně v Evropské unii nebo v zemích, které zajišťují odpovídající úroveň ochrany na základě rozhodnutí Evropské komise.
  • České právo platí v Čechách, takže naši klienti většinou nezajímají zahraniční instituce.

Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů

V souvislosti s ochranou osobních údajů máte řadu práv. Pokud budete chtít některého z těchto práv využít, prosím, kontaktujte nás prostřednictvím e-mailu: info@socialniradce.cz.

  • Máte právo na informace, které je plněno již touto informační stránkou se zásadami zpracování osobních údajů.
  • Díky právu na přístup nás můžete kdykoli vyzvat a my vám doložíme ve lhůtě 30 dní, jaké vaše osobní údaje zpracováváme a proč.
  • Pokud se u vás něco změní nebo shledáte své osobní údaje neaktuální nebo neúplné, máte právo na doplnění a změnu osobních údajů.
  • Právo na omezení zpracování můžete využít, pokud se domníváte, že zpracováváme vaše nepřesné údaje, domníváte se, že provádíme zpracování nezákonně, ale nechcete všechny údaje smazat nebo pokud jste vznesl/a námitku proti zpracování.
  • Omezit můžete rozsah osobních údajů nebo účelů zpracování. (Např. odhlášením z newsletteru omezujete účel zpracování pro zasílání obchodních sdělení.)

Právo na výmaz (být zapomenut)

  • Vaším dalším právem je právo na výmaz (být zapomenut). Nechceme na vás zapomenout, ale pokud si to budete přát, máte na to právo. V takovém případě vymažeme vaše osobní údaje ze svého systému i ze systému všech dílčích zpracovatelů a záloh. Na zajištění práva na výmaz potřebujeme 30 dní.
  • V některých případech jsme vázáni zákonnou povinností, a např. musíme evidovat vystavené daňové doklady po lhůtu stanovenou zákonem. V tomto případě tedy smažeme všechny takové osobní údaje, které nejsou vázány jiným zákonem. O dokončení výmazu vás budeme informovat e-mailem.

Stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů

Pokud máte pocit, že s vašimi údaji nezacházíme v souladu se zákonem, máte právo se se svou stížností kdykoli obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů. Budeme moc rádi, pokud nejprve budete o tomto podezření informovat nás, abychom s tím mohli něco udělat a případné pochybení napravit.

Odhlášení ze zasílání newsletterů a obchodních sdělení

  • E-maily s inspirací, články či produkty a služby vám zasíláme, jste-li náš zákazník na základě našeho oprávněného zájmu. Nicméně za tři roky se nám nepodařilo vytvořit žádný newsletter, takže neočekáváme tuto aktivitu v nadměrné podobě ani do budoucna.
  • Pokud zákazníkem ještě nejste, posíláme vám je jen na základě vašeho souhlasu. V obou případech můžete ukončit odběr našich e-mailů stisknutím odhlašovacího odkazu, který naleznete v každém námi zaslaném e-mailu. Už v současné době máme práce opravdu hodně, takže pokud chcete sledovat naši činnost, bude lepší, pokud budete sledovat náš profil na facebooku a naše webové stránky (blog, přednášky), než čekat na newsletter.

Mlčenlivost

Dovolujeme si Vás ujistit, že naši zaměstnanci i spolupracovníci, kteří budou zpracovávat Vaše osobní údaje, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení vašich osobních údajů. Tato mlčenlivost přitom trvá i po skončení závazkových vztahů s námi. Bez vašeho souhlasu nebudou vaše osobní údaje vydány žádné jiné třetí straně.

 

Jsme rodinná firma a víme, že pověst je to nejdůležitější, co máme.

Tyto zásady zpracování osobních údajů platí od 24.5.2018.